英語での催促メール｜丁寧に相手を動かす書き方

ビジネスでは、期限を過ぎても返信がない、依頼した資料が届かないといった状況に頻繁に遭遇します。そんな時に必要になるのが催促メール（Reminder Email）です。

催促メールは、書き方を間違えると相手との関係を悪化させる可能性があります。一方で、適切に書けば、相手を動かしながらも良好な関係を維持できます。この記事では、丁寧かつ効果的な催促メールの書き方を解説します。

催促のタイミング

催促メールを送るタイミングは、状況によって異なります。

一般的な目安:

タイミングの判断ポイント:

1. 相手の立場や忙しさを考慮する
2. 時差がある場合は現地の営業時間を確認
3. 祝日や繁忙期を考慮する
4. 最初のメールが届いていない可能性も考える

早すぎる催促は相手にプレッシャーを与え、遅すぎると案件が進まないため、適切なタイミングの見極めが重要です。

丁寧な催促表現

催促メールで最も重要なのは、相手を責めずに丁寧に依頼することです。

ソフトな書き出し:

• I hope this message finds you well.
• I wanted to follow up on my previous email.
• I’m just checking in regarding…
• I hope I’m not bothering you, but…

丁寧な催促表現:

• I was wondering if you had a chance to review… （〜をご確認いただけましたでしょうか）

• I wanted to gently remind you about… （〜について念のためお知らせします）

• I understand you’re busy, but I would appreciate an update on… （お忙しいところ恐れ入りますが、〜について状況をお知らせいただけますと幸いです）

• When you have a moment, could you please… （お時間のある時に〜していただけますでしょうか）

避けるべき表現:

• You haven’t responded yet.（まだ返信がありません）
• I’m still waiting for…（まだ〜を待っています）
• Why haven’t you…（なぜ〜していないのですか）

これらは相手を責めているように聞こえるため、避けましょう。

緊急度の伝え方

期限が迫っている場合は、緊急度を明確に伝える必要があります。

緊急度を伝える表現:

• This matter is time-sensitive. （この件は時間的な制約があります）

• We need to finalize this by [日付] to meet our deadline. （期限に間に合わせるため、[日付]までに確定する必要があります）

• Your prompt response would be greatly appreciated. （早急にご対応いただけますと大変助かります）

• I apologize for the urgency, but… （お急ぎ立てして申し訳ありませんが）

具体的な期限の伝え方:

To proceed with the next phase, I would need your approval
by end of day Thursday, January 20th.

The client is expecting our response by Friday, so I would
appreciate your feedback by Wednesday if possible.

緊急度を伝える際も、相手への配慮を忘れずに表現しましょう。

フォローアップ

1回の催促で返信がない場合、段階的にフォローアップします。

フォローアップの段階:

1回目（ソフトリマインダー）:

I wanted to follow up on my email from last week regarding
the project proposal. I understand you're busy, and I'm happy
to wait if you need more time.

2回目（具体的な期限を提示）:

I'm following up again on the project proposal. To keep the
project on schedule, I would need your feedback by January 25th.
Please let me know if this timeline works for you.

3回目（代替案を提示）:

I haven't heard back regarding the proposal. If you're not the
right person to contact about this, could you please direct me
to the appropriate person? Alternatively, if you need more
information from my side, I'd be happy to provide it.

4回目（最終確認）:

I wanted to reach out one more time regarding my previous emails
about the project proposal. If I don't hear from you by Friday,
I'll assume you're not interested at this time, and I won't
trouble you further.

3〜4回催促しても返信がない場合は、別のアプローチ（電話、別の担当者への連絡など）を検討しましょう。

例文

様々なシーンでの催促メール例文を紹介します。

返信待ちの催促:

Subject: Follow-up: Meeting Request for Project Discussion

Dear Ms. Johnson,

I hope this email finds you well. I wanted to follow up on my
email from January 10th regarding a meeting to discuss the
new marketing project.

I understand you have a busy schedule. When you have a moment,
could you please let me know your availability for a 30-minute
call next week?

If this is not a good time, I'm happy to reach out again later.

Thank you for your time.

Best regards,
Yuki Tanaka

資料提出の催促:

Subject: Gentle Reminder: Q4 Report Submission

Dear Team,

I hope you're all doing well. This is a friendly reminder that
the Q4 sales reports are due by end of day Friday, January 21st.

If you've already submitted your report, please disregard this message.

If you need any assistance or have questions about the format,
please don't hesitate to reach out.

Thank you for your cooperation.

Best regards,
Ken Yamamoto
Sales Manager

支払いの催促:

Subject: Payment Reminder: Invoice #12345

Dear Mr. Smith,

I hope this message finds you well. I'm writing to follow up on
Invoice #12345, dated December 15th, for the amount of $5,000.

According to our records, the payment was due on January 15th
and appears to be outstanding. I wanted to check if there were
any issues with the invoice or if you need any additional information.

For your convenience, I've attached a copy of the invoice.
Payment can be made via bank transfer to the account details
listed on the invoice.

If you've already processed the payment, please disregard this
reminder and accept my thanks.

Please feel free to contact me if you have any questions.

Best regards,
Akiko Sato
Accounts Receivable

まとめ

効果的な催促メールのポイントをまとめます。

基本姿勢:

• 相手を責めずに丁寧に依頼する
• 相手の状況への理解を示す
• 具体的な期限や理由を伝える

段階的アプローチ:

1. ソフトリマインダーから始める
2. 反応がなければ具体的な期限を提示
3. それでも返信がなければ代替案を提示
4. 最終的には別のアプローチを検討

避けるべきこと:

• 相手を責める表現
• 感情的な言葉遣い
• 過度に頻繁な催促

催促メールは、ビジネスを円滑に進めるための重要なスキルです。丁寧さを保ちながらも、必要な情報を確実に得られるよう、上記のテクニックを活用してください。