英語での提案書の書き方｜採用される提案のコツ

ビジネスにおいて、提案書（Proposal）は成約を左右する重要なドキュメントです。新規クライアントへの営業、社内プロジェクトの承認依頼、パートナーシップの提案など、様々な場面で必要になります。

英語の提案書は、日本語のものとは構成や表現方法が異なります。この記事では、相手の心を動かし、採用される提案書の書き方を解説します。

提案書の構成

効果的な英語の提案書は、以下の構成で書きます。

1. Executive Summary: 提案の要約（1ページ以内）
2. Problem Statement: 課題・ニーズの定義
3. Proposed Solution: 解決策の提示
4. Benefits: 導入によるメリット
5. Scope & Deliverables: 提供範囲と成果物
6. Timeline: スケジュール
7. Pricing & Terms: 価格と条件
8. Call to Action: 次のステップ
9. About Us: 会社・チーム紹介

最も重要なのは、読み手の視点で書くことです。自社のサービスや製品の説明ではなく、相手の課題解決にフォーカスしましょう。

課題定義

提案書の冒頭で、相手が抱える課題を明確に定義します。これにより、「この人は私たちの状況を理解している」という信頼を獲得できます。

課題定義の表現:

• Based on our discussion, we understand that you are facing… （お打ち合わせを踏まえ、〜という課題をお持ちと理解しております）

• Your current challenge is… （現在の課題は〜です）

• The key issues you mentioned include… （ご指摘いただいた主な問題点は〜です）

具体例:

Based on our meeting on January 15th, we understand that
ABC Corporation is facing the following challenges:

1. Manual data entry is consuming 20+ hours per week
2. Error rates in reporting have increased by 15% over the past year
3. The current system cannot scale to support your growth plans

These issues are impacting your team's productivity and
limiting your ability to make data-driven decisions.

課題を具体的な数字や影響と共に示すことで、説得力が増します。

解決策提示

課題を定義した後、それを解決する方法を提示します。

解決策提示の表現:

• We propose implementing… （〜の導入を提案いたします）

• Our recommended solution is… （推奨するソリューションは〜です）

• To address these challenges, we suggest… （これらの課題に対処するため、〜を提案します）

具体例:

To address these challenges, we propose implementing our
automated data management system, DataFlow Pro.

Key features of our solution:

1. Automated Data Capture
   - Eliminates manual data entry through AI-powered extraction
   - Reduces processing time by 80%

2. Real-time Analytics Dashboard
   - Provides instant access to key metrics
   - Customizable reports for different stakeholders

3. Scalable Cloud Infrastructure
   - Grows with your business needs
   - 99.9% uptime guarantee

解決策は、相手の課題と明確にリンクさせて説明します。

ベネフィット

相手が得られるメリットを具体的に示します。機能の説明ではなく、ビジネス上の価値にフォーカスしましょう。

ベネフィットの表現:

• This will enable you to… （これにより〜が可能になります）

• You can expect to see… （〜の効果が期待できます）

• The key benefits include… （主なメリットは〜です）

ROI（投資対効果）の示し方:

Expected Return on Investment:

| Metric | Current | After Implementation |
|--------|---------|---------------------|
| Data processing time | 20 hrs/week | 4 hrs/week |
| Error rate | 15% | Less than 2% |
| Report generation | 2 days | Real-time |

Based on these improvements, we estimate annual savings
of approximately $50,000 in labor costs alone.

可能な限り、具体的な数字やデータで効果を示すことが重要です。

価格・条件

価格と条件を明確に提示します。曖昧な表現は避け、相手が判断しやすいように書きます。

価格提示の表現:

• The total investment for this project is… （本プロジェクトへの投資総額は〜です）

• Our pricing is structured as follows… （料金体系は以下の通りです）

• This includes… （これには〜が含まれます）

価格表の例:

Investment Summary:

| Item | Description | Price |
|------|-------------|-------|
| License Fee | Annual subscription for up to 50 users | $12,000/year |
| Implementation | Setup, configuration, and data migration | $5,000 (one-time) |
| Training | 2-day on-site training for your team | $2,000 (one-time) |

Total First Year Investment: $19,000
Subsequent Years: $12,000/year

Payment Terms:
- 50% upon contract signing
- 50% upon project completion
- Net 30 days

オプションの提示:

Optional Add-ons:
- Premium Support Package: $3,000/year
- Custom Integration with existing systems: Starting from $2,500
- Additional user licenses: $200/user/year

CTA（Call to Action）

提案書の最後に、次のステップを明確に示します。

CTAの表現:

• To proceed, please… （進めていただくには〜してください）

• The next steps would be… （次のステップは〜です）

• We recommend scheduling a call to… （〜のため、お電話でのご相談をお勧めします）

具体例:

Next Steps:

To move forward with this proposal, we recommend the following:

1. Review this proposal with your team (by January 25th)
2. Schedule a call to discuss any questions (January 26-28)
3. Sign the agreement and submit the initial payment
4. Kick off the implementation (target: February 1st)

This proposal is valid until February 15, 2024.

To schedule a follow-up call or if you have any questions,
please contact me directly at:
- Email: k.yamamoto@company.com
- Phone: +81-3-1234-5678

I look forward to the opportunity to work with ABC Corporation.

期限を設けることで、決断を促す効果があります。

まとめ

採用される英語提案書のポイントをまとめます。

構成のポイント:

• Executive Summaryで提案の要点を1ページにまとめる
• 相手の課題を具体的に定義する
• 解決策を課題とリンクさせて説明する
• ベネフィットは数字で示す
• 価格は明確に、オプションも提示する
• 次のステップを具体的に示す

書き方のコツ:

• 読み手の視点で書く（自社目線ではなく）
• 専門用語を避け、わかりやすく
• 箇条書きや表を活用して読みやすく
• 具体的な数字やデータを使う
• 期限を設けて決断を促す

避けるべきこと:

• 長すぎる導入文
• 機能説明に終始する
• 曖昧な価格表示
• 次のアクションが不明確

提案書は、単なる情報提供ではなく、相手を行動に導くためのツールです。相手の課題に寄り添い、明確な価値を示すことで、採用される提案書を作成しましょう。