英語での休暇連絡｜不在時のメール設定
導入
「英語で休暇の連絡をどう書けばいいかわからない」「自動返信メールの設定方法がわからない」という悩みはありませんか？
適切な休暇連絡は、不在中もビジネスをスムーズに進めるために重要です。明確な情報提供で、相手に安心感を与えられます。
この記事では、英語での休暇連絡の書き方と自動返信設定について解説します。
休暇連絡の構成
効果的な休暇連絡の構成を解説します。
基本構成
1. 不在の通知 休暇であることを明確に。
2. 期間 いつからいつまで不在か。
3. 対応について メールへの対応方針。
4. 緊急連絡先 緊急時の連絡先。
5. 代理担当者 不在中の代理担当者。
事前連絡
休暇前に送るメール
“I wanted to let you know that I will be out of the office from [date] to [date].” （[日付]から[日付]まで不在になることをお知らせします）
“Please feel free to contact [name] in my absence.” （私の不在中は[名前]にご連絡ください）
“I’ll make sure to address any pending matters before I leave.” （出発前に未処理の件は対応しておきます）
自動返信設定
自動返信メールの設定について解説します。
自動返信の基本
含めるべき情報
- 不在であること
- 不在期間
- 戻り日
- 緊急連絡先（必要に応じて）
- 代理担当者
自動返信の表現
オープニング
“Thank you for your email. I am currently out of the office.” （メールありがとうございます。現在、不在にしております）
“I am away from the office and will have limited access to email.” （現在、オフィスを離れており、メールへのアクセスが限られています）
期間の説明
“I will be out of the office from [date] until [date].” （[日付]から[日付]まで不在です）
“I will return to the office on [date].” （[日付]にオフィスに戻ります）
対応について
“I will respond to your email upon my return.” （戻り次第、メールにお返事します）
“I will have limited access to email during this time.” （この期間中、メールへのアクセスが限られます）
代理連絡先
代理担当者の伝え方を解説します。
代理担当者の紹介
基本表現
“For urgent matters, please contact [name] at [email].” （緊急の件は、[名前]（[メールアドレス]）にご連絡ください）
“In my absence, [name] will be handling my responsibilities.” （私の不在中は、[名前]が業務を担当します）
“[Name] will be able to assist you with any urgent issues.” （[名前]が緊急の問題に対応いたします）
緊急時の対応
緊急連絡の定義
“For truly urgent matters that cannot wait, please contact…” （待てない本当に緊急の件については、…にご連絡ください）
“If this is an emergency, please call [phone number].” （緊急の場合は、[電話番号]にお電話ください）
例文
シーン別の例文を紹介します。
短期休暇の自動返信
Subject: Out of Office: [Name]
Thank you for your email. I am currently out of the office from January 10-12 and will have limited access to email.
I will respond to your message upon my return on January 13.
For urgent matters, please contact Sarah Johnson at sarah.johnson@company.com.
Thank you for your understanding.
Best regards, [Name]
長期休暇の自動返信
Subject: Out of Office: [Name]
Thank you for your email.
I am currently on vacation and will be out of the office from December 23 until January 3. During this time, I will not be checking email.
I will respond to your message when I return on January 4.
For urgent matters, please contact:
- Project inquiries: John Smith (john.smith@company.com)
- General inquiries: Mary Brown (mary.brown@company.com)
Thank you for your patience.
Best regards, [Name]
出張時の自動返信
Subject: Out of Office: [Name]
Thank you for your email.
I am currently traveling on business from March 5-8 and will have limited access to email. I will do my best to respond to urgent matters, but there may be delays.
For immediate assistance, please contact my colleague Tom Wilson at tom.wilson@company.com or +1-555-0123.
I will respond fully upon my return on March 9.
Best regards, [Name]
事前連絡メール
Subject: Out of Office Notice - January 10-12
Hi Team,
I wanted to let you know that I will be out of the office from January 10-12 for a family event.
Before I leave, I will:
- Complete the Q4 report
- Hand over the client presentation to Sarah
During my absence:
- Sarah will handle any client inquiries
- Please cc her on any urgent matters
I’ll be back on January 13 and will catch up on emails then.
Thank you! [Name]
まとめ
適切な休暇連絡は、不在中もビジネスをスムーズに進めるために重要です。
ポイントをおさらいしましょう：
- 不在期間と戻り日を明確に伝える
- 緊急連絡先と代理担当者を明記する
- メールへの対応方針を説明する
- 事前に主要な関係者には個別に連絡する
- 自動返信は簡潔かつ必要な情報を網羅
まずは次の休暇前に、適切な自動返信メールを設定することから始めましょう。