英語での議事録の書き方｜会議内容を正確に記録する方法
グローバルなビジネス環境では、英語で議事録（Meeting Minutes）を作成する機会が増えています。議事録は、会議の内容を記録し、参加者・不参加者の両方に情報を共有する重要なドキュメントです。
この記事では、効果的な英語議事録の書き方を解説します。正確かつ簡潔に会議内容を記録し、アクションにつなげる議事録の作成スキルを身につけましょう。
議事録の目的
議事録には、以下の重要な役割があります。
議事録の主な目的:
- 記録: 何が議論され、決定されたかを文書化
- 共有: 不参加者への情報伝達
- 確認: 参加者間の認識合わせ
- 追跡: アクションアイテムの進捗管理
- 法的証拠: 公式な決定事項の記録
良い議事録の特徴:
- 客観的で正確
- 簡潔で読みやすい
- アクションアイテムが明確
- 迅速に共有される
議事録は会議の「すべて」を記録するものではなく、重要な決定事項とアクションアイテムを中心にまとめます。
フォーマット
標準的な英語議事録のフォーマットを紹介します。
基本構成:
-
Meeting Information（会議情報）
- Meeting Title（会議名）
- Date & Time（日時）
- Location / Platform（場所/プラットフォーム）
- Attendees（出席者）
- Absent（欠席者）
- Meeting Chair（議長）
- Minute Taker（記録者）
-
Agenda（議題）
- 議題一覧
-
Discussion Summary（議論要約）
- 各議題の議論内容
-
Decisions Made（決定事項）
- 会議で決定されたこと
-
Action Items（アクションアイテム）
- 担当者、タスク、期限
-
Next Meeting（次回会議）
- 日時と場所
要点のまとめ方
議論の内容を要約する際のポイントを解説します。
要約のコツ:
-
客観的に記録する
- 個人的な意見や解釈を入れない
- 「誰が」「何を」言ったかを明確に
-
結論を優先する
- 議論の過程より結論を重視
- 重要なポイントに絞る
-
専門用語は正確に
- 技術用語や固有名詞は正確に記録
- 略語は初出時にフルスペルを併記
記録する際の表現:
[氏名] reported that...
（〜と報告した）
[氏名] proposed...
（〜を提案した）
The team discussed...
（チームは〜について議論した）
It was agreed that...
（〜について合意した）
The decision was made to...
（〜することが決定した）
Concerns were raised about...
（〜について懸念が示された）避けるべきこと:
- 一語一句の記録（逐語録ではない）
- 個人的な意見の挿入
- 曖昧な表現
- 不必要な詳細
アクションアイテム
アクションアイテムは議事録の最も重要な部分です。
アクションアイテムの要素:
- What: 何をするか（具体的なタスク）
- Who: 誰が担当するか
- When: いつまでに完了するか
アクションアイテムの書き方:
Action Items:
| # | Action | Owner | Due Date | Status |
|---|--------|-------|----------|--------|
| 1 | Send revised proposal to client | Sarah | Jan 25 | Open |
| 2 | Schedule follow-up meeting with IT | Mike | Jan 22 | Open |
| 3 | Update project timeline | Yuki | Jan 23 | Open |
| 4 | Prepare Q4 budget review | Ken | Jan 28 | Open |表現例:
- Sarah to send the revised proposal to the client by January 25th.
- Mike will schedule a follow-up meeting with IT by end of week.
- Yuki is responsible for updating the project timeline by January 23rd.明確で測定可能なアクションアイテムを設定することが重要です。
配布と確認
議事録の配布と確認のプロセスを解説します。
配布のタイミング:
- 理想的には会議後24時間以内
- 遅くとも48時間以内
- 次の会議の前には必ず共有
配布時のメール文例:
Subject: Meeting Minutes - Marketing Strategy Meeting - Jan 20, 2024
Dear Team,
Please find attached the minutes from today's Marketing Strategy meeting.
Key decisions:
- Budget approved for Q1 campaign
- Launch date confirmed for March 1st
Action items are highlighted in the document. Please review
your assigned tasks and let me know if you have any questions.
If I've missed or misrepresented anything, please reply
with corrections by end of day Wednesday.
Best regards,
Yuki確認のお願い:
Please review the attached minutes and confirm accuracy.
If you notice any errors or omissions, please let me know
by [日付] so I can make corrections.修正が入った場合は、更新版を再配布し、変更箇所を明示します。
テンプレート
すぐに使える議事録テンプレートを紹介します。
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MEETING MINUTES
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Meeting Title: [会議名]
Date: [日付]
Time: [時間]
Location: [場所] / Platform: [Zoom/Teams等]
-------------------------------------------
ATTENDEES
-------------------------------------------
Present:
- [名前], [役職]
- [名前], [役職]
- [名前], [役職]
Absent:
- [名前], [役職]
Meeting Chair: [議長名]
Minute Taker: [記録者名]
-------------------------------------------
AGENDA
-------------------------------------------
1. [議題1]
2. [議題2]
3. [議題3]
4. Any Other Business (AOB)
-------------------------------------------
DISCUSSION SUMMARY
-------------------------------------------
1. [議題1]
- [議論内容の要約]
- [主要なポイント]
2. [議題2]
- [議論内容の要約]
- [主要なポイント]
3. [議題3]
- [議論内容の要約]
- [主要なポイント]
-------------------------------------------
DECISIONS MADE
-------------------------------------------
- [決定事項1]
- [決定事項2]
- [決定事項3]
-------------------------------------------
ACTION ITEMS
-------------------------------------------
| # | Action | Owner | Due Date |
|---|--------|-------|----------|
| 1 | [タスク内容] | [担当者] | [期限] |
| 2 | [タスク内容] | [担当者] | [期限] |
| 3 | [タスク内容] | [担当者] | [期限] |
-------------------------------------------
NEXT MEETING
-------------------------------------------
Date: [日付]
Time: [時間]
Location: [場所]
Agenda items for next meeting:
- [予定議題1]
- [予定議題2]
-------------------------------------------
Minutes prepared by: [記録者名]
Date distributed: [配布日]
===========================================まとめ
効果的な英語議事録のポイントをまとめます。
基本原則:
- 客観的かつ正確に記録する
- 結論とアクションアイテムを重視する
- 迅速に配布する（24-48時間以内）
- 参加者に確認を求める
構成のポイント:
- 会議情報（日時、出席者等）を明記
- 議題ごとに議論を整理
- 決定事項を明確にリスト化
- アクションアイテムは担当者と期限を明示
覚えておきたい表現:
- It was agreed that…
- The decision was made to…
- [Name] to [action] by [date]
- Action items are assigned as follows…
議事録は、会議の価値を最大化するための重要なツールです。上記のテンプレートとポイントを活用して、効果的な議事録を作成してください。