英語での謝罪メール｜ミスを挽回する書き方

ビジネスでは、どれだけ注意していてもミスや問題が発生することがあります。納期遅延、製品の不具合、誤った情報の提供など、謝罪が必要な場面は様々です。

英語での謝罪メールは、日本語とは異なるアプローチが求められます。過度に卑下するのではなく、問題を認め、解決策を提示し、前向きに関係を修復することが重要です。この記事では、プロフェッショナルな謝罪メールの書き方を解説します。

謝罪の構成

効果的な謝罪メールは、以下の構成で書きます。

1. 謝罪の表明: 問題を認め、謝罪する
2. 原因の説明: 何が起きたのかを簡潔に説明
3. 影響への理解: 相手への影響を認識していることを示す
4. 対策の提示: 問題解決のための具体的な行動
5. 再発防止: 今後の対策を説明
6. 関係修復: 信頼回復への意欲を示す

重要なのは、言い訳に終始せず、解決志向のメッセージを伝えることです。

謝罪表現

状況の深刻さに応じて、適切な謝罪表現を選びます。

軽度の問題（軽い遅延、小さなミスなど）:

• I apologize for the inconvenience. （ご不便をおかけして申し訳ありません）

• I’m sorry for the delay in responding. （返信が遅れて申し訳ありません）

• Please accept my apologies for the oversight. （見落としについてお詫び申し上げます）

中程度の問題（納期遅延、誤情報など）:

• I sincerely apologize for the error. （このエラーについて心よりお詫び申し上げます）

• I deeply regret the inconvenience this has caused. （ご迷惑をおかけしたことを深くお詫びいたします）

• Please accept our sincere apologies for this mistake. （この間違いについて心よりお詫び申し上げます）

深刻な問題（重大なミス、契約違反など）:

• We are extremely sorry for this serious matter. （この重大な問題について深くお詫び申し上げます）

• We take full responsibility for this failure. （この失敗について全面的に責任を負います）

• I cannot express how sorry we are for this situation. （この状況について、言葉では言い尽くせないほど申し訳なく思っております）

原因説明

謝罪の後は、何が起きたのかを簡潔に説明します。

原因説明のポイント:

1. 事実を正確に伝える
2. 言い訳に聞こえないよう簡潔に
3. 責任転嫁をしない
4. 専門用語は避ける

原因説明の表現:

• The issue occurred due to… （この問題は〜が原因で発生しました）

• Upon investigation, we found that… （調査の結果、〜であることがわかりました）

• This happened because of a miscommunication between… （これは〜間のコミュニケーション不足により発生しました）

例文:

The delay in shipment was caused by an unexpected shortage
of components from our supplier. We should have communicated
this possibility earlier.

Upon reviewing our records, I discovered that the wrong file
was attached to my previous email due to a filing error on my part.

注意点として、原因説明は事実を伝えることが目的であり、言い訳をすることではありません。

対策提示

問題を認めた後は、具体的な解決策を提示します。

対策提示の表現:

• To resolve this issue, we will… （この問題を解決するため、〜いたします）

• As an immediate solution, we are… （当面の解決策として、〜しております）

• To make up for this, we would like to offer… （埋め合わせとして、〜を提案させていただきます）

具体的な対策例:

To resolve this issue:
1. We will ship the correct items via express delivery tomorrow
2. The items will arrive by Friday at the latest
3. We will cover all additional shipping costs
4. A 10% discount will be applied to your next order

再発防止の表現:

• To prevent this from happening again, we have… （再発防止のため、〜いたしました）

• We have implemented new procedures to ensure… （〜を確実にするため、新しい手順を導入しました）

• Going forward, we will… （今後は〜いたします）

関係修復

謝罪メールの最後は、関係修復への意欲を示して締めくくります。

関係修復の表現:

• We value your business and hope to regain your trust. （お取引を大切に思っており、信頼を回復できることを願っております）

• Thank you for your understanding and patience. （ご理解とご辛抱に感謝いたします）

• We appreciate your continued support despite this incident. （この件にもかかわらず、引き続きご支援いただき感謝しております）

• Please don’t hesitate to contact me directly if you have any concerns. （ご不安な点がございましたら、直接ご連絡ください）

今後のコミットメントを示す:

We are committed to providing you with the high-quality service
you deserve, and we will work hard to ensure this doesn't happen again.

例文

様々なシーンでの謝罪メール例文を紹介します。

納期遅延の謝罪:

Subject: Apology for Shipment Delay - Order #45678

Dear Mr. Williams,

I sincerely apologize for the delay in shipping your order #45678.
I understand how important timely delivery is for your business,
and I deeply regret any inconvenience this has caused.

The delay was caused by an unexpected inventory shortage at our
warehouse. This is not the level of service we aim to provide,
and I take full responsibility for not communicating this issue sooner.

To resolve this situation:
- Your order has been prioritized and will ship today
- We have upgraded your shipping to express delivery at no extra cost
- You can expect delivery by Thursday, January 22nd
- A 15% discount code for your next order is enclosed

To prevent this from happening again, we have implemented a new
inventory alert system that will notify us of potential shortages
in advance.

We value your partnership and hope to restore your confidence in
our services. Please don't hesitate to contact me directly at
k.tanaka@company.com if you have any questions.

Thank you for your patience and understanding.

Sincerely,
Kenji Tanaka
Customer Service Manager

誤情報の訂正と謝罪:

Subject: Correction and Apology: Pricing Information

Dear Ms. Chen,

I am writing to apologize for the incorrect pricing information
I provided in my email yesterday. Upon review, I realized that
the quoted price of $5,000 was based on outdated figures.

The correct price for the Premium Package is $5,500. I sincerely
apologize for any confusion this may have caused in your budgeting process.

To make up for this error:
- We will honor the original quoted price of $5,000 for your order
- This special pricing will be valid for the next 30 days
- I have also included complimentary setup support ($500 value)

I have double-checked all other information in the proposal to
ensure its accuracy. Going forward, I will implement a verification
step before sending any pricing information.

Please let me know if you have any questions or concerns.
I truly appreciate your understanding.

Best regards,
Yuki Sato
Sales Representative

まとめ

効果的な英語謝罪メールのポイントをまとめます。

基本原則:

• 迅速に対応する
• 言い訳せず、責任を認める
• 具体的な解決策を提示する
• 再発防止策を説明する
• 関係修復への意欲を示す

避けるべきこと:

• 過度な言い訳
• 責任転嫁
• 曖昧な対応策
• 形式的な謝罪のみ

謝罪メールは、問題をきっかけに信頼を深める機会にもなります。誠実な対応と具体的なアクションで、ピンチをチャンスに変えましょう。