英語での断り方｜失礼にならない丁寧な断り表現
導入
ビジネスの場面では、依頼や提案を断らなければならない状況が必ず発生します。しかし、断り方を間違えると、相手との関係を損なったり、失礼な印象を与えてしまう可能性があります。特に英語では、直接的な表現になりがちなため、適切なフレーズを知っておくことが重要です。
本記事では、英語で丁寧に断るためのフレーズを、場面別に詳しく解説します。相手の気持ちに配慮しながらも、明確に意思を伝える表現を身につけましょう。
断りの基本
断る際には、いくつかの基本原則を守ることが大切です。
断りの基本原則
- 明確に伝える: 曖昧な表現は誤解を招く
- 迅速に対応する: 返答を遅らせることは失礼になる
- 理由を説明する: 可能な範囲で理由を伝える
- 代替案を提示する: できる範囲で協力姿勢を見せる
- 感謝を忘れない: 相手が声をかけてくれたことに感謝する
断りの基本構造
効果的な断りは、以下の構造で行います。
- 感謝・共感: 相手の提案や依頼に対する感謝を示す
- クッション表現: 断りを和らげる表現を使う
- 断りの意思: 明確に断る
- 理由: 断る理由を説明する
- 代替案・フォロー: 可能であれば代わりの提案をする
クッション表現
断りを柔らかくするためのクッション表現を使いましょう。
残念さを表す
- “I’m afraid…”（残念ながら…）
- “Unfortunately…”（あいにく…）
- “I’m sorry, but…”（申し訳ありませんが…）
- “I wish I could, but…”（できればそうしたいのですが…）
- “Regrettably…”（残念ながら…）
困難さを表す
- “It’s difficult for me to…”（…するのは難しいです）
- “I’m not in a position to…”（…する立場にありません）
- “It wouldn’t be possible for me to…”（私には…することができません）
- “I don’t think I can…”（…できないと思います）
丁寧に断る基本フレーズ
フォーマルな表現:
- “I’m afraid I won’t be able to accept your offer.”（残念ながら、ご提案をお受けすることができません）
- “I regret to inform you that we cannot proceed with this.”（残念ながら、これを進めることができないことをお知らせします）
- “After careful consideration, we’ve decided not to move forward.”（慎重に検討した結果、進めないことにしました）
やや丁寧な表現:
- “I’m sorry, but I’ll have to decline.”（申し訳ありませんが、お断りしなければなりません）
- “I appreciate the offer, but I’m unable to commit at this time.”（ご提案はありがたいのですが、今は引き受けられません）
- “Thank you for thinking of me, but I can’t take this on.”（お声がけいただきありがとうございますが、引き受けられません）
理由の伝え方
断る理由を伝えることで、相手の理解を得やすくなります。
スケジュールを理由にする
- “I have a prior commitment on that date.”（その日は先約があります）
- “My schedule is fully booked for the next few weeks.”（今後数週間は予定が完全に埋まっています）
- “I’m currently working on another project with a tight deadline.”（現在、期限の厳しい別のプロジェクトに取り組んでいます）
- “I’m already overcommitted right now.”（今はすでに予定がいっぱいです）
リソースを理由にする
- “We don’t have the resources to take on this project.”（このプロジェクトを引き受けるリソースがありません）
- “Our team is at full capacity at the moment.”（現在、チームはフル稼働状態です）
- “This is outside our current budget.”（これは現在の予算外です）
- “We’re not equipped to handle this type of request.”（このタイプの依頼に対応する設備がありません）
ポリシー・権限を理由にする
- “This is against our company policy.”（これは弊社のポリシーに反します）
- “I’m not authorized to make this decision.”（私にはこの決定を下す権限がありません）
- “This would need to go through our legal team.”（これは法務チームを通す必要があります）
- “Our guidelines don’t allow for this.”（弊社のガイドラインではこれは認められていません）
適合性を理由にする
- “I don’t think this is the right fit for us.”（これは私たちに合っていないと思います）
- “This doesn’t align with our current priorities.”（これは現在の優先事項と合致しません）
- “We’re focusing on a different direction right now.”（今は別の方向に注力しています）
- “I’m not the best person for this task.”（私はこのタスクに最適な人物ではありません）
代替案の提示
断る際に代替案を提示すると、協力的な姿勢を示せます。
他の人・会社を紹介する
- “I can’t help with this, but I know someone who can.”（私は手伝えませんが、できる人を知っています）
- “Let me recommend a colleague who specializes in this area.”（この分野を専門とする同僚を紹介させてください）
- “You might want to contact ABC Company. They’re experts in this.”（ABC社に連絡されるといいかもしれません。この分野の専門家です）
- “I’d suggest reaching out to our partner firm.”（パートナー企業に連絡されることをお勧めします）
時期をずらす
- “I can’t do it this month, but I could help in June.”（今月は無理ですが、6月ならお手伝いできます）
- “Could we revisit this in a few weeks?”（数週間後に再検討できますか）
- “Let’s discuss this again next quarter.”（来四半期にまた話し合いましょう）
- “I’d be happy to consider this once my current project is completed.”（現在のプロジェクトが完了したら、喜んで検討します）
条件を変える
- “While I can’t do the full project, I could help with part of it.”（プロジェクト全体は無理ですが、一部ならお手伝いできます）
- “If you could extend the deadline, I might be able to help.”（期限を延ばしていただければ、お手伝いできるかもしれません）
- “I could do this if we had additional budget.”（追加予算があれば対応できます）
- “With some modifications to the scope, this might work.”（範囲を少し変更すれば、うまくいくかもしれません）
部分的に協力する
- “I can’t attend the meeting, but I can send my notes.”（会議には出席できませんが、メモを送ることはできます）
- “I’m not able to lead this, but I can support the team.”（リードはできませんが、チームをサポートすることはできます）
- “While I can’t commit to the full amount, I could offer a partial contribution.”（全額は無理ですが、一部なら貢献できます）
関係維持のフォロー
断った後も、良好な関係を維持するためのフォローが大切です。
感謝を伝える
- “Thank you for understanding.”（ご理解いただきありがとうございます）
- “I appreciate your flexibility.”（柔軟にご対応いただきありがとうございます）
- “Thank you for thinking of me.”（お声がけいただきありがとうございます）
- “I appreciate the opportunity.”（この機会をいただきありがとうございます）
将来の協力を示唆する
- “I hope we can work together on future opportunities.”（将来の機会には一緒にお仕事できればと思います）
- “Please keep me in mind for future projects.”（今後のプロジェクトでもぜひお声がけください）
- “I’d love to collaborate when circumstances allow.”（状況が許せば、ぜひ協力させてください）
- “Let’s stay in touch for future possibilities.”（今後の可能性に備えて、連絡を取り合いましょう）
誠意を示す
- “I really wish I could help.”（本当にお手伝いしたいのですが）
- “This was a difficult decision to make.”（これは難しい決断でした）
- “I hope this doesn’t affect our relationship.”（これが私たちの関係に影響しないことを願っています）
- “Please don’t hesitate to reach out if there’s anything else I can do.”（他にできることがあれば、遠慮なくお声がけください）
場面別の断り方
会議・イベントへの招待を断る
“Thank you for inviting me to the conference. Unfortunately, I have a prior commitment on that date. I hope it goes well, and please share any key takeaways with me afterward.”
（カンファレンスにお招きいただきありがとうございます。残念ながら、その日は先約があります。成功をお祈りしています。後で重要なポイントを共有していただけると嬉しいです。）
価格交渉を断る
“I appreciate you taking the time to negotiate with us. Unfortunately, the price you’ve proposed is below our minimum threshold. While we can’t meet that price point, we’d be happy to discuss other ways to add value to the package.”
（交渉にお時間をいただきありがとうございます。残念ながら、ご提案いただいた価格は弊社の最低基準を下回っています。その価格には対応できませんが、パッケージに価値を追加する他の方法について喜んでご相談します。）
仕事の依頼を断る
“Thank you for considering me for this project. After careful thought, I’ve realized that I wouldn’t be able to give it the attention it deserves given my current workload. I’d recommend reaching out to Sarah, who has expertise in this area and might have more availability.”
（このプロジェクトにお声がけいただきありがとうございます。慎重に考えた結果、現在の仕事量を考えると、この件に十分な注意を払うことができないと気づきました。この分野の専門知識を持ち、より時間的余裕があるかもしれないSarahに連絡されることをお勧めします。）
まとめ
英語で丁寧に断るためのポイントをまとめます。
- まず感謝する: 相手の提案や依頼に対する感謝を示す
- クッション表現を使う: 断りを和らげる表現を活用する
- 明確に断る: 曖昧さを避け、はっきりと意思を伝える
- 理由を説明する: 可能な範囲で断る理由を伝える
- 代替案を提示する: 可能であれば別の選択肢を提案する
- 関係維持を心がける: 将来の協力可能性を示す
断ることは、自分の時間とリソースを守るために必要なスキルです。適切な表現を使うことで、相手との関係を損なうことなく、プロフェッショナルに断ることができます。本記事のフレーズを活用し、自信を持って断る力を身につけましょう。