英語での電話対応｜ビジネス電話の基本フレーズ

導入

ビジネスにおいて、電話でのコミュニケーションは依然として重要な役割を担っています。英語での電話対応は、顔が見えない分、適切なフレーズと丁寧な対応が特に求められます。

本記事では、英語でのビジネス電話に必要な基本フレーズを、場面別に詳しく解説します。電話の受け方から終わり方まで、プロフェッショナルな電話対応ができるようになりましょう。

電話の受け方

まずは、電話を受ける際の基本的なフレーズを押さえましょう。

電話に出る

会社の代表電話:

• “Good morning, ABC Company. How may I help you?”（おはようございます、ABC社でございます。ご用件を承ります）
• “Thank you for calling XYZ Corporation. This is Yuki speaking.”（XYZ社にお電話いただきありがとうございます。ゆきが承ります）
• “ABC Company, Customer Service. How can I assist you?”（ABC社カスタマーサービスでございます。どのようなご用件でしょうか）

個人の電話:

• “Hello, this is Kenji Sato.”（こんにちは、佐藤健二です）
• “Kenji Sato speaking.”（佐藤健二です）
• “Marketing Department, Yuki Tanaka speaking.”（マーケティング部、田中ゆきです）

相手を確認する

• “May I ask who’s calling, please?”（どちら様でしょうか）
• “Could I have your name, please?”（お名前を伺ってもよろしいでしょうか）
• “And which company are you calling from?”（どちらの会社からおかけですか）
• “I’m sorry, could you repeat your name?”（申し訳ありません、お名前をもう一度お願いできますか）

用件を確認する

• “How may I help you?”（ご用件を承ります）
• “What can I do for you today?”（本日はどのようなご用件でしょうか）
• “May I ask what this is regarding?”（どのようなご用件かお伺いしてもよろしいでしょうか）

電話のかけ方

電話をかける際の基本的なフレーズです。

最初の挨拶

• “Hello, this is Yuki Tanaka from ABC Company.”（こんにちは、ABC社の田中ゆきと申します）
• “Good morning, my name is Kenji Sato. I’m calling from XYZ Corporation.”（おはようございます、XYZ社の佐藤健二と申します）
• “Hi, this is Hiroshi Yamamoto calling.”（こんにちは、山本博と申します）

担当者につないでもらう

• “Could I speak to Mr. Johnson, please?”（Johnsonさんをお願いできますか）
• “May I speak with the person in charge of marketing?”（マーケティングの担当者をお願いできますか）
• “I’d like to speak to someone in your sales department.”（営業部の方とお話ししたいのですが）
• “Could you put me through to extension 234?”（内線234につないでいただけますか）

用件を伝える

• “I’m calling about the proposal we discussed last week.”（先週お話しした提案の件でお電話しています）
• “I’m calling to follow up on our meeting yesterday.”（昨日の会議のフォローアップでお電話しています）
• “I’m calling regarding the order I placed last Friday.”（先週金曜日に注文した件でお電話しています）
• “I wanted to discuss the contract terms with you.”（契約条件についてお話ししたいのですが）

担当者がいない場合

折り返しを依頼する:

• “Could you ask him to call me back?”（折り返しお電話いただけますか）
• “Would you mind having her return my call?”（折り返しお電話いただけるようお伝えいただけますか）
• “Please let him know I called.”（電話があったことをお伝えください）

かけ直す場合:

• “I’ll call back later.”（後ほどかけ直します）
• “When would be a good time to reach her?”（いつ頃お電話すればつかまりますか）
• “What time will he be available?”（何時頃お戻りになりますか）

取り次ぎ

電話を他の人に取り次ぐ際のフレーズです。

取り次ぎを確認する

• “One moment, please. I’ll transfer your call.”（少々お待ちください。おつなぎいたします）
• “Please hold while I put you through.”（おつなぎしますので、少々お待ちください）
• “Let me see if she’s available.”（席にいるか確認いたします）
• “I’ll check if he’s in the office.”（オフィスにいるか確認いたします）

取り次げる場合

• “I’ll put you through to Mr. Johnson.”（Johnsonにおつなぎします）
• “I’m transferring you to the sales department now.”（営業部におつなぎします）
• “Please hold. I’ll connect you.”（少々お待ちください。おつなぎします）

取り次げない場合

不在の場合:

• “I’m sorry, Mr. Johnson is not available at the moment.”（申し訳ありません、ただいまJohnsonは席を外しております）
• “She’s in a meeting right now.”（ただいま会議中です）
• “He’s out of the office today.”（本日は外出しております）
• “She’s on another call at the moment.”（ただいま別の電話に出ております）

休暇・出張の場合:

• “He’s on vacation until next Monday.”（来週月曜日まで休暇を取っております）
• “She’s on a business trip this week.”（今週は出張中です）
• “He won’t be back until the 15th.”（15日まで戻りません）

いつ戻るか伝える

• “He should be back around 3 PM.”（3時頃には戻る予定です）
• “She’ll be free after 2 o’clock.”（2時以降なら空いています）
• “He’s expected back in about an hour.”（1時間ほどで戻る予定です）

伝言

伝言を受ける・伝える際のフレーズです。

伝言を受ける

伝言を確認する:

• “Would you like to leave a message?”（伝言を承りましょうか）
• “Can I take a message for him?”（伝言を承りましょうか）
• “Is there anything I can help you with?”（私で何かお手伝いできることはありますか）

伝言の内容を確認する:

• “Let me repeat that back to you.”（確認のため復唱させてください）
• “So, you’d like him to call you back at 555-1234?”（555-1234に折り返しお電話してほしいということですね）
• “I’ll make sure he gets the message.”（必ず伝えます）

伝言を頼む

• “Could you please tell her that I called?”（電話があったことをお伝えいただけますか）
• “Could you ask him to call me back at 555-1234?”（555-1234に折り返しお電話いただくようお伝えください）
• “Please let her know that the meeting has been postponed.”（会議が延期になったことをお伝えください）
• “Would you mind telling him that I’ll be 15 minutes late?”（15分遅れることをお伝えいただけますか）

連絡先を伝える

• “My number is 555-1234.”（私の番号は555-1234です）
• “You can reach me at this number.”（この番号に連絡いただけます）
• “My extension is 456.”（私の内線は456です）
• “I’ll be available until 5 PM.”（5時までは対応可能です）

聞き取りにくい場合

電話で聞き取りにくい場合の対処法です。

聞き返す

• “I’m sorry, could you repeat that?”（申し訳ありません、もう一度おっしゃっていただけますか）
• “I didn’t catch that. Could you say it again?”（聞き取れませんでした。もう一度お願いできますか）
• “Could you speak a little slower, please?”（もう少しゆっくりお話しいただけますか）
• “Could you speak up a bit? The line is not clear.”（少し大きな声でお願いできますか。回線が良くないようです）

スペルを確認する

• “Could you spell that for me, please?”（スペルを教えていただけますか）
• “Is that J for Juliet?”（JはJulietのJですか）
• “Was that B as in Bob or D as in David?”（BはBobのB、それともDはDavidのDですか）

回線の問題

• “I’m sorry, the line is breaking up.”（申し訳ありません、回線が途切れ途切れです）
• “I can’t hear you very well.”（よく聞こえません）
• “We seem to have a bad connection.”（回線の状態が良くないようです）
• “Could you call me back? The connection is poor.”（かけ直していただけますか。接続が良くありません）

電話の終わり方

電話を適切に終える方法です。

内容を確認する

• “Let me confirm what we discussed.”（話し合った内容を確認させてください）
• “So, just to recap…”（では、まとめますと…）
• “Is there anything else I can help you with?”（他にご用件はございますか）

お礼を言う

• “Thank you for calling.”（お電話ありがとうございました）
• “Thank you for your time.”（お時間をいただきありがとうございました）
• “I appreciate your call.”（お電話いただきありがとうございます）
• “Thank you for getting back to me.”（折り返しのお電話ありがとうございます）

締めくくる

• “Have a good day.”（良い一日を）
• “I look forward to hearing from you.”（ご連絡をお待ちしております）
• “I’ll talk to you soon.”（また近いうちにお話ししましょう）
• “Goodbye.”（失礼いたします）

電話会議

電話会議（コンファレンスコール）での特有のフレーズです。

参加を確認する

• “Can everyone hear me?”（皆さん聞こえますか）
• “Is everyone on the line?”（全員参加していますか）
• “Who just joined the call?”（今参加されたのはどなたですか）
• “Let’s do a quick roll call.”（簡単に出欠を取りましょう）

発言する

• “This is Yuki. May I add something?”（ゆきです。何か付け加えてもいいですか）
• “I’d like to comment on that.”（それについてコメントしたいのですが）
• “Sorry to interrupt, but…”（お話し中すみませんが…）

終了する

• “Let’s wrap up the call.”（電話会議を終わりにしましょう）
• “Thanks everyone for joining.”（皆さん、参加ありがとうございました）
• “We’ll follow up by email.”（メールでフォローアップします）

まとめ

英語での電話対応を成功させるためのポイントをまとめます。

1. 明確に話す: ゆっくり、はっきりと発音する
2. 丁寧さを保つ: please, could, would などを活用する
3. 確認を怠らない: 重要な情報は必ず復唱する
4. メモを取る: 名前、番号、用件をメモする
5. 笑顔で話す: 声のトーンに反映される
6. 準備する: よく使うフレーズを手元に置いておく

電話対応は練習で上達します。本記事のフレーズを活用し、自信を持って英語での電話に対応できるようになりましょう。