英語での確認の仕方｜誤解を防ぐコミュニケーション術

導入

ビジネスコミュニケーションにおいて、情報を正確に確認することは非常に重要です。特に英語でのやり取りでは、言語の壁から誤解が生じやすく、確認を怠ると大きな問題につながることがあります。

本記事では、英語で効果的に確認を行うためのフレーズを詳しく解説します。内容の確認から理解の確認、次のステップの確認まで、誤解を防ぐコミュニケーション術を身につけましょう。

確認の重要性

確認を行うことには、多くのメリットがあります。

なぜ確認が必要か

• 誤解を防ぐ: 認識のズレを早期に発見できる
• 信頼を築く: 丁寧な確認は相手に安心感を与える
• 効率を上げる: 後からの手戻りを防げる
• 責任を明確にする: 誰が何をするか明確になる

確認すべきタイミング

• 重要な情報を聞いた後
• 会議や商談の終了時
• メールや電話でのやり取り後
• プロジェクトの節目
• 合意に達した時

内容確認

相手が言った内容を正確に理解しているか確認する表現です。

言い換えて確認する

基本フレーズ:

• “So, if I understand correctly…”（つまり、正しく理解していれば…）
• “Let me make sure I’ve got this right…”（正しく把握できているか確認させてください）
• “Just to clarify…”（確認させていただきますと…）
• “In other words…”（言い換えると…）

具体例:

• “So, if I understand correctly, you’d like the report by Friday?”（つまり、正しく理解していれば、金曜日までにレポートが欲しいということですね）
• “Let me make sure I’ve got this right. You’re proposing a 10% discount for orders over 100 units?”（正しく把握できているか確認させてください。100個以上の注文に10%割引を提案されているのですね）

具体的な内容を確認する

数字・日付の確認:

• “Could you confirm the deadline is March 15th?”（期限が3月15日であることを確認していただけますか）
• “Just to be sure, the budget is $50,000, correct?”（念のため確認ですが、予算は5万ドルで間違いないですか）
• “Did you say 200 units or 2,000 units?”（200個とおっしゃいましたか、2,000個ですか）

詳細の確認:

• “When you say ‘soon,’ what timeframe are you thinking?”（「すぐに」というのは、どのくらいの期間を想定されていますか）
• “Could you clarify what you mean by ‘major changes’?”（「大幅な変更」とはどういう意味か明確にしていただけますか）
• “What exactly does ‘ASAP’ mean in this context?”（この文脈で「できるだけ早く」とは具体的にいつですか）

復唱して確認する

• “So, you’re saying the project will start in April and finish in June?”（では、プロジェクトは4月に開始して6月に終了するということですね）
• “To summarize, we agreed on a price of $45 per unit with delivery in 4 weeks?”（まとめますと、単価45ドル、4週間での納品で合意ということですね）
• “Let me repeat that back to you…”（復唱させてください…）

理解確認

自分の説明が相手に正しく伝わっているか確認する表現です。

相手の理解を確認する

丁寧な表現:

• “Does that make sense?”（ご理解いただけましたか）
• “Is that clear?”（明確でしょうか）
• “Am I explaining this clearly?”（うまく説明できていますか）
• “Do you follow me so far?”（ここまでよろしいでしょうか）

より詳しく確認する:

• “Would you like me to go over that again?”（もう一度説明しましょうか）
• “Is there anything you’d like me to clarify?”（明確にしてほしい点はありますか）
• “Do you have any questions about what I’ve covered?”（説明した内容について質問はありますか）

認識を合わせる

• “Are we on the same page?”（認識は一致していますか）
• “Is my understanding correct?”（私の理解は正しいですか）
• “Do we have the same understanding of this?”（この件について同じ理解をしていますか）
• “Let’s make sure we’re aligned on this.”（この件について認識を合わせましょう）

曖昧な点を解消する

質問する側:

• “I’m not sure I understood that correctly.”（正しく理解できたか自信がありません）
• “Could you explain that in a different way?”（別の言い方で説明していただけますか）
• “I’m a bit confused about…”（…について少し混乱しています）
• “What do you mean by that exactly?”（具体的にどういう意味ですか）

説明する側:

• “Let me put it another way.”（別の言い方をさせてください）
• “What I’m trying to say is…”（私が言いたいのは…）
• “To be more specific…”（より具体的に言うと…）
• “Let me give you an example.”（例を挙げさせてください）

次のステップ確認

会議や商談の後、次のアクションを明確にする確認です。

アクションアイテムを確認する

• “Let me recap the action items.”（アクションアイテムを確認させてください）
• “So, the next steps are…”（では、次のステップは…）
• “To summarize what we’ve agreed on…”（合意した内容をまとめますと…）
• “Before we wrap up, let’s confirm who does what.”（終わる前に、誰が何をするか確認しましょう）

担当者と期限を確認する

• “So, John will handle the report by Friday, correct?”（では、Johnさんが金曜日までにレポートを担当するということで間違いないですか）
• “I’ll take care of contacting the supplier. Is that right?”（私がサプライヤーへの連絡を担当します。それでよろしいですか）
• “The deadline for this task is next Wednesday. Did I get that right?”（このタスクの期限は来週水曜日です。間違いないですか）

フォローアップを確認する

• “When should we follow up on this?”（いつフォローアップしましょうか）
• “Shall we schedule a check-in meeting next week?”（来週チェックインミーティングを設定しましょうか）
• “I’ll send a summary email to confirm everything we discussed.”（話し合った内容を確認するため、まとめのメールをお送りします）
• “Please let me know if anything changes.”（変更があればお知らせください）

メールでの確認

メールで確認を行う際の表現です。

会議後の確認メール

Subject: Confirming our discussion from today’s meeting

Dear Mr. Johnson,

Thank you for your time today. I’d like to confirm the key points we discussed:

1. The project will launch on April 1st
2. Our team will deliver the first draft by March 20th
3. Your team will provide feedback within one week

Please let me know if I’ve missed anything or if any of these details need to be adjusted.

Best regards, Yuki Tanaka

（件名：本日の会議内容の確認

Johnsonさん

本日はお時間をいただきありがとうございます。話し合った主なポイントを確認させてください：

1. プロジェクトは4月1日に開始
2. 弊社チームが3月20日までに最初の草案を納品
3. 御社チームが1週間以内にフィードバックを提供

抜け漏れや調整が必要な点があればお知らせください。

田中ゆき）

確認を求めるフレーズ

• “Could you please confirm receipt of this email?”（このメールの受信を確認していただけますか）
• “Please confirm that the attached file is correct.”（添付ファイルが正しいことをご確認ください）
• “I’d appreciate it if you could verify the following information.”（以下の情報をご確認いただければ幸いです）
• “Please let me know if anything needs to be corrected.”（訂正が必要な点があればお知らせください）

まとめ

英語で効果的に確認するためのポイントをまとめます。

1. こまめに確認する: 重要な情報は必ず確認する習慣をつける
2. 言い換えて確認する: 自分の言葉で復唱し、理解を確認する
3. 具体的に確認する: 数字、日付、担当者を明確にする
4. 書面で残す: 重要な合意はメールで確認を取る
5. 質問を恐れない: 分からない点は遠慮なく聞く
6. 次のステップを明確に: 会議の最後には必ずアクションを確認する

確認を習慣化することで、誤解やトラブルを未然に防ぎ、スムーズなビジネスコミュニケーションを実現できます。本記事のフレーズを活用し、正確で効率的なコミュニケーションを心がけましょう。