Notion AIの使い方｜ドキュメント作成と管理を効率化
導入
ビジネスにおいて、ドキュメント作成や情報管理は避けられない業務です。しかし、文章を一から書き起こすのは時間がかかり、既存の長文資料から要点を抽出するのも手間がかかります。Notion AIは、こうした課題を解決するためにNotionに組み込まれたAI機能です。
本記事では、Notion AIの基本機能から実践的な活用方法まで、業務効率化に役立つ情報をお伝えします。
Notion AIとは
Notion AIは、ドキュメント管理ツール「Notion」に統合されたAIアシスタント機能です。2023年に正式リリースされ、テキスト生成、編集、要約、翻訳など多様な機能を備えています。
従来のAIツールと異なる点は、Notionのワークスペース内でシームレスに利用できることです。別のツールに移動することなく、ドキュメント作成の流れの中でAIの支援を受けられます。月額10ドルのアドオンとして提供されており、Notionの有料プランに追加して利用できます。
基本機能
Notion AIの基本的な使い方を理解しましょう。
AIの呼び出し方
Notion AI を呼び出すには、主に3つの方法があります。
- スペースキー：空白行でスペースキーを押すと、AIメニューが表示されます
- スラッシュコマンド：「/ai」と入力してAIを呼び出せます
- テキスト選択：テキストを選択して「Ask AI」をクリックします
主要コマンド
よく使うコマンドには以下のものがあります。
- Continue writing：文章の続きを生成
- Improve writing：文章を改善
- Make shorter / longer：文章の長さを調整
- Summarize：要約を作成
- Translate：多言語に翻訳
- Explain：内容を解説
ライティング支援
Notion AIのライティング支援機能は、文章作成の効率を大幅に向上させます。
下書き生成
アイデアやキーワードを入力するだけで、下書きを生成できます。例えば「新商品発表のプレスリリース」とリクエストすれば、基本的な構成と文章が生成されます。生成された内容をベースに、自社の情報を追加・修正することで、ゼロから書くよりも短時間でドキュメントを完成できます。
文章の改善
既存の文章を選択して「Improve writing」を使うと、より明確で読みやすい文章に改善されます。敬語の調整や表現の統一など、細かな修正も可能です。
トーンの調整
同じ内容でも、ビジネス向け、カジュアル、フォーマルなど、目的に応じたトーンに変換できます。社内向けと社外向けで異なるトーンが必要な場合に便利です。
要約機能
長文資料の要約は、Notion AIが得意とする分野です。
ドキュメント要約
議事録や報告書など、長いドキュメントを選択して要約を依頼すると、重要なポイントを抽出した簡潔なサマリーを生成します。上司への報告や、チームへの共有時に活用できます。
アクションアイテム抽出
会議のメモからアクションアイテム（次にやるべきこと）を自動で抽出する機能もあります。「Extract action items」を使うと、担当者やデッドラインを整理したリストが生成されます。
重要ポイントの整理
「Find key points」機能を使えば、文書内の重要なポイントを箇条書きで整理できます。長い企画書や契約書の確認時に役立ちます。
活用例
実際のビジネスシーンでの活用例を紹介します。
マーケティングチーム
- ブログ記事の下書き生成
- SNS投稿文の作成とバリエーション生成
- メールマガジンのドラフト作成
- 競合分析レポートの要約
プロジェクト管理
- 会議議事録の自動要約
- プロジェクト進捗報告書の作成
- タスクの説明文生成
- ドキュメントの多言語翻訳
営業チーム
- 提案書のドラフト作成
- 顧客向けメールのテンプレート生成
- 商談メモの整理
- FAQドキュメントの作成
人事・総務
- 求人票の作成
- 社内規程の要約作成
- 研修資料のドラフト生成
- お知らせ文の作成
まとめ
Notion AIは、ドキュメント作成と管理を効率化する強力なツールです。ライティング支援、要約、翻訳など、日常業務で発生する多くのテキスト関連タスクをサポートします。
効果的に活用するポイントは以下の3つです。
- 下書き生成から始める：ゼロからではなく、AIの下書きをベースに編集する
- 要約機能を活用する：長文資料は要約してから詳細を確認する
- 繰り返し作業を自動化する：定型的なドキュメント作成にAIを活用する
Notion AIは完璧な文章を生成するものではありませんが、作業の起点として活用することで、大幅な時間短縮が可能です。まずは日常的なドキュメント作成から試してみてください。