ChatGPTでビジネスメールを作成｜英語メール作成の効率化

ビジネスメールの作成は日常業務の大きな部分を占めますが、特に英語でのメール作成には多くの時間と労力がかかります。ChatGPTを活用することで、この作業を大幅に効率化できます。本記事では、ChatGPTを使ったビジネスメール作成のテクニックを解説します。

メール作成の課題

ビジネスメール、特に英語メールの作成には様々な課題があります。

よくある悩み

時間がかかる 内容を考え、適切な表現を選び、推敲するのに予想以上の時間を要します。

適切な表現が分からない 相手との関係性や状況に応じた表現の選択に迷います。

英語の自然さに自信がない 文法的には正しくても、ネイティブにとって自然な表現かどうか不安です。

トーンの調整が難しい フォーマル過ぎても、カジュアル過ぎても適切ではありません。

ChatGPTを使えば、これらの課題を効率的に解決できます。

プロンプト設計

効果的なメール作成には、適切なプロンプト設計が重要です。

基本のプロンプト構造

以下の情報でビジネスメールを作成してください。

【基本情報】
・目的：[メールの目的]
・相手：[相手の立場・関係性]
・状況：[背景情報]

【含める内容】
・[伝えたいポイント1]
・[伝えたいポイント2]
・[伝えたいポイント3]

【条件】
・トーン：[フォーマル/セミフォーマル/カジュアル]
・文字数：[目安]
・言語：[日本語/英語]

実践例：アポイントメント依頼

以下の情報で、英語のビジネスメールを作成してください。

【基本情報】
・目的：製品デモのアポイントメント依頼
・相手：先週の展示会で名刺交換した見込み客（部長クラス）
・状況：展示会で興味を示してくれた

【含める内容】
・展示会でお会いしたお礼
・当社製品への関心への感謝
・30分程度のオンラインデモの提案
・来週の火曜か水曜で都合を確認

【条件】
・トーン：プロフェッショナルかつフレンドリー
・文字数：150-200 words
・言語：英語

日本語から英語

日本語で伝えたい内容を英語メールに変換する方法を紹介します。

直接翻訳のプロンプト

以下の日本語の内容を、自然なビジネス英語メールに変換してください。
直訳ではなく、英語圏のビジネス慣習に合った表現にしてください。

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田中様

先日は弊社までご足労いただき、誠にありがとうございました。
ご提案いただいた内容について社内で検討いたしました。
おおむね前向きに進めたいと考えておりますが、
いくつか確認したい点がございます。
来週中にお電話でお時間をいただけますでしょうか。

よろしくお願いいたします。
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注意点：
・日本語特有の過度な謙譲表現は適度にカジュアルダウン
・具体的なアクションを明確に

要点からメール作成

以下の要点から、英語のビジネスメールを作成してください。

要点：
・見積もり依頼への回答
・価格は10%の値引きを適用
・納期は注文から2週間
・支払い条件は前払い50%、納品後50%
・来週金曜日までに正式発注いただければ、上記条件で対応可能

相手：新規の海外クライアント（まだ関係構築中）
トーン：プロフェッショナルで丁寧

トーン調整

同じ内容でも、相手や状況に応じてトーンを変える必要があります。

フォーマルなトーン

以下のメールを、より フォーマルなトーンに書き直してください。
相手は初めてコンタクトを取る大企業のCレベル役員です。

[元のメール文]

フォーマルメールの特徴

• 完全な文で構成（省略表現を避ける）
• 丁寧な挨拶と結びの言葉
• 敬称の使用（Dear Mr./Ms.）
• 受動態の活用

カジュアルなトーン

以下のメールを、よりカジュアルなトーンに書き直してください。
相手は長年取引のある担当者で、親しい関係です。

[元のメール文]

カジュアルメールの特徴

• 短く簡潔な文
• 一般的な挨拶（Hi, Hello）
• 縮約形の使用（I’m, We’ll）
• フレンドリーな結びの言葉

トーン比較の依頼

「会議の延期をお願いする」内容で、以下の3パターンのメールを作成してください。

1. フォーマル版（初対面の重要クライアント向け）
2. スタンダード版（通常の取引先向け）
3. カジュアル版（親しい同僚向け）

それぞれの違いが分かるように作成してください。

チェックポイント

ChatGPTが作成したメールは、送信前に必ず確認しましょう。

確認すべき項目

事実関係の確認

• 日付、時間、金額などの数値
• 固有名詞のスペル
• 添付ファイルへの言及と実際の添付

トーンの適切さ

• 相手との関係性に合っているか
• 状況にふさわしい丁寧さか
• 文化的に適切な表現か

明確さ

• 目的が明確に伝わるか
• 次のアクションが分かりやすいか
• 曖昧な表現がないか

ChatGPTでのセルフチェック

以下のビジネスメールをチェックしてください。

[チェックしたいメール文]

確認項目：
1. 文法・スペルのエラー
2. トーンの一貫性
3. ネイティブにとって不自然な表現
4. ビジネスメールとして改善できる点

問題があれば指摘し、修正案を提示してください。

よくあるミスと改善

以下の英語メールによくあるミスをチェックし、より自然な表現に修正してください。

チェックポイント：
・「Please kindly」などの冗長表現
・主語の省略（日本語からの直訳で起こりやすい）
・過度に丁寧すぎる表現
・曖昧な依頼表現

[チェックしたいメール文]

まとめ

ChatGPTを活用することで、ビジネスメール作成の効率と品質を大幅に向上させることができます。

本記事のポイント

• 目的、相手、状況を明確にしたプロンプト設計が重要
• 日本語の内容から自然な英語メールへの変換が可能
• トーンは相手との関係性に応じて調整する
• AI作成のメールも必ず人間がチェックしてから送信

最初はChatGPTの出力をそのまま使うのではなく、参考にしながら自分の言葉で調整することをおすすめします。使い続けるうちに、自分のスタイルに合ったプロンプトのテンプレートができあがっていくでしょう。