AIでスプレッドシート作業を効率化｜関数・分析の自動化
導入
スプレッドシートはビジネスに欠かせないツールですが、複雑な関数を書いたり、大量のデータを分析したりする作業は時間がかかります。特に、VLOOKUPやINDEX MATCH、配列数式など、高度な関数を使いこなすには専門知識が必要です。
AIを活用すれば、こうしたスプレッドシート作業を大幅に効率化できます。本記事では、ChatGPTを使った関数生成から、GoogleスプレッドシートのAI機能、データ分析の自動化まで、実務で役立つテクニックを解説します。
スプレッドシートAI機能
主要なスプレッドシートツールにはAI機能が組み込まれています。
Google スプレッドシートのAI機能
Googleスプレッドシートには「Help me organize」や「Explore」といったAI機能が搭載されています。
- Help me organize：テーブルの作成を支援し、列の提案や書式設定を自動化
- Explore：データを分析し、グラフの提案や質問への回答を提供
- Smart Fill：パターンを学習して自動入力を提案
これらの機能は無料で利用でき、日常的なスプレッドシート作業を効率化できます。
Microsoft Excel Copilot
Microsoft 365のExcel Copilotは、より高度なAI支援を提供します。
- 自然言語での関数生成
- データの分析と可視化
- ピボットテーブルの自動作成
- インサイトの抽出
Copilotは月額料金がかかりますが、複雑な分析作業を大幅に簡素化できます。
ChatGPTで関数生成
ChatGPTを活用すれば、複雑な関数も自然言語で生成できます。
基本的な使い方
ChatGPTに関数を生成してもらうには、やりたいことを具体的に説明します。
プロンプト例： 「A列に日付、B列に売上金額があります。月ごとの売上合計を計算するSUMIF関数を作成してください」
ChatGPTは関数だけでなく、その使い方や注意点も説明してくれるため、学習にも役立ちます。
複雑な関数の生成
VLOOKUP、INDEX MATCH、配列数式など、複雑な関数もChatGPTに依頼できます。
プロンプト例： 「Sheet1のA列に商品コード、B列に商品名があります。Sheet2のC列の商品コードに対応する商品名をD列に表示するVLOOKUP関数を作成してください。該当がない場合は”該当なし”と表示します」
関数のデバッグ
エラーが出ている関数をChatGPTに貼り付けて、原因と修正方法を教えてもらうこともできます。「#VALUE!」「#REF!」などのエラーメッセージの意味と対処法を解説してくれます。
Google Apps Script / VBA
より高度な自動化が必要な場合、ChatGPTにGoogle Apps ScriptやVBAのコードを生成してもらえます。
プロンプト例： 「毎週月曜日に、先週の売上データを集計してメールで送信するGoogle Apps Scriptを作成してください」
データ分析
AIを活用したデータ分析の方法を紹介します。
ChatGPTでデータ分析
ChatGPTの有料版（GPT-4）では、データ分析機能が利用できます。
- スプレッドシートからCSVファイルをエクスポート
- ChatGPTにアップロード
- 分析したい内容を自然言語で指示
- グラフや統計情報が生成される
「売上の推移をグラフにして」「売上と気温の相関関係を分析して」など、専門知識がなくても高度な分析が可能です。
Googleスプレッドシートの「Explore」
Exploreパネルを開くと、データに基づいた質問への回答やグラフの提案が表示されます。「平均売上は？」「最も売上が高い月は？」など、自然言語で質問できます。
パターンの発見
AIは人間が見逃しがちなパターンを発見できます。季節性、異常値、相関関係など、データの中に隠れたインサイトを抽出するのに役立ちます。
レポート作成
分析結果をレポートにまとめる作業もAIで効率化できます。
自動レポート生成
ChatGPTに分析データを渡し、「このデータをもとに月次レポートの文章を作成してください」と依頼すれば、レポートの下書きが生成されます。
グラフの自動作成
ExcelのCopilotやGoogleスプレッドシートのExploreは、データに適したグラフを自動で提案します。棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど、目的に合った可視化を選べます。
ダッシュボードの構築
定期的なレポート作成には、ダッシュボードの構築が効率的です。ChatGPTにダッシュボード用の関数やレイアウトを提案してもらい、一度設定すればデータを更新するだけで最新のレポートが得られます。
プレゼン用資料への変換
分析結果をプレゼン用に整形するのもAIに任せられます。要点を箇条書きにまとめたり、エグゼクティブサマリーを作成したりできます。
まとめ
AIを活用することで、スプレッドシート作業は大幅に効率化できます。複雑な関数の生成、データ分析、レポート作成まで、これまで専門知識が必要だった作業がAIの支援で誰でも行えるようになりました。
実践のポイントは以下の通りです。
- 関数生成はChatGPTに任せる：やりたいことを説明すれば、適切な関数を生成してくれる
- ビルトインAI機能を活用する：GoogleスプレッドシートのExploreやExcelのCopilotを日常的に使う
- データ分析もAIに依頼する：CSVをアップロードして自然言語で分析指示を出す
- 繰り返し作業は自動化する：定期レポートはダッシュボード化して効率化
AIはスプレッドシートの上級者ではない人にとって特に有用です。まずは簡単な関数生成から始めて、徐々に活用範囲を広げていきましょう。