ChatGPTで要約｜長文を効率的にまとめる方法

ビジネスでは長文のレポート、議事録、記事などを読む機会が多く、情報のインプットに多くの時間を費やします。ChatGPTの要約機能を活用することで、長文から必要な情報を効率的に抽出できます。本記事では、ChatGPTを使った効果的な要約テクニックを解説します。

要約の種類

要約には目的に応じた様々な種類があります。

要約のタイプ

抽出型要約 元の文章から重要な部分をそのまま抽出してまとめる方法です。

生成型要約 内容を理解した上で、新しい言葉で要約を生成する方法です。ChatGPTはこちらが得意です。

目的別の要約

要約の活用シーン

報告書の要約 長いレポートのエッセンスを短時間で把握

議事録の要約 会議の決定事項とアクションアイテムを抽出

記事の要約 業界ニュースや競合情報を効率的にキャッチアップ

メールの要約 長いメールスレッドの要点を把握

プロンプト設計

効果的な要約を得るためのプロンプト設計を紹介します。

基本の要約プロンプト

以下の文章を要約してください。

[要約したい文章]

条件：
・300文字以内
・重要なポイントを漏らさない
・専門用語はそのまま使用

目的を明確にした要約

以下の文章を、経営層への報告用に要約してください。

[要約したい文章]

【要約の目的】
週次の経営会議で報告するための要約

【含めてほしい要素】
・主要な成果と数値
・課題と対策
・次週のアクション

【形式】
・200文字以内
・箇条書き
・結論を最初に

ターゲット別の要約

以下の技術文書を、異なる読者向けに要約してください。

[要約したい技術文書]

【要約パターン】
1. 経営者向け（100文字）：ビジネスインパクトを中心に
2. 営業担当向け（150文字）：顧客への説明ポイントを中心に
3. 技術者向け（200文字）：技術的な詳細を保持

構造化された要約

以下の文章を、構造化された形式で要約してください。

[要約したい文章]

【出力形式】
■ 概要（50文字）
■ 背景・課題
■ 提案内容・解決策
■ 期待される効果
■ 次のステップ

各項目は箇条書きで簡潔に記載してください。

長文対応

ChatGPTの入力制限を超える長文を要約する方法です。

分割要約

これから長い文書を複数のパートに分けて送ります。
各パートを受け取ったら、そのパートの要約を作成してください。
最後に全体の統合要約を作成します。

パート1:
[文書の最初の部分]

パート2:
[文書の続き]

これが最後のパートです。

パート3:
[文書の最後の部分]

これまでの3つのパートを統合した全体要約を作成してください。
・全体で300文字以内
・最も重要なポイントを3つ
・アクションアイテム

段階的な要約

以下の文章を段階的に要約してください。

[要約したい文章]

【段階】
1. 各段落の要約（1文ずつ）
2. 全体の要約（3文程度）
3. 1行サマリー

章・セクション別の要約

以下の報告書を章ごとに要約してください。

[章立てのある報告書]

【出力形式】
各章について：
・章タイトル
・要約（50文字）
・キーポイント（3つ）

最後に全体の総括を100文字で。

品質向上

要約の品質を高めるテクニックを紹介します。

重要度の指定

以下の文章を要約してください。

[要約したい文章]

【重要度の優先順位】
1. 数値データと具体的な成果
2. 意思決定に関わる情報
3. 今後のアクション
4. 背景情報

上位の情報を優先的に含めてください。
低優先度の情報は省略可能です。

要約のチェック

以下の要約が元の文章を正確に反映しているかチェックしてください。

【元の文章】
[元の文章]

【要約】
[作成した要約]

【確認ポイント】
・重要な情報の欠落はないか
・誤った解釈はないか
・ニュアンスは適切か
・追加すべき情報はあるか

複数バージョンの比較

以下の文章について、異なるアプローチで3つの要約を作成してください。

[要約したい文章]

【要約バージョン】
A: 事実中心（What）
B: 理由中心（Why）
C: 行動中心（Action）

最後に、各バージョンの特徴とどんな場面に適しているかを説明してください。

フィードバックによる改善

先ほどの要約を改善してください。

【改善ポイント】
・もう少し簡潔に（現在の半分程度）
・専門用語をより平易な言葉に
・結論を最初に持ってくる
・箇条書きを使う

まとめ

ChatGPTを活用することで、長文から必要な情報を効率的に抽出できます。

本記事のポイント

• 要約の目的とターゲットを明確にしてプロンプトを設計する
• 長文は分割して要約し、最後に統合する
• 複数バージョンを作成して最適なものを選ぶ
• 重要な文書の要約は必ず元文書と照合して確認する

要約スキルを磨くことで、情報のインプット効率が大幅に向上します。ChatGPTを活用して、限られた時間で多くの情報を効率的に処理しましょう。