ChatGPTで議事録作成｜会議内容の整理術

会議後の議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって時間のかかる作業です。ChatGPTを活用することで、会議のメモや録音からの文字起こしを、整理された議事録に素早く変換できます。本記事では、ChatGPTを使った効率的な議事録作成のテクニックを解説します。

議事録作成の課題

議事録作成には様々な課題があります。

よくある悩み

時間がかかる 会議中にメモを取り、それを整理して文書化するのに多くの時間を要します。

情報の取捨選択が難しい 何を記録し、何を省略するかの判断が難しいです。

フォーマットの統一 担当者によって書き方が異なり、社内での標準化が困難です。

アクションアイテムの抽出 決定事項とタスクを明確に抽出することが難しいです。

ChatGPTを活用すれば、これらの課題を効率的に解決できます。

プロンプト設計

効果的な議事録を作成するためのプロンプト設計を紹介します。

基本の議事録作成プロンプト

以下の会議メモから議事録を作成してください。

【会議メモ】
[会議中に取ったメモや文字起こし]

【議事録に含める項目】
・会議の基本情報（日時、参加者、目的）
・議論のポイント
・決定事項
・アクションアイテム（担当者、期限）
・次回予定

詳細な議事録プロンプト

以下の会議メモから、フォーマルな議事録を作成してください。

【会議メモ】
[会議の内容メモ]

【会議の基本情報】
・日時：2024年10月15日 14:00-15:30
・場所：本社5階会議室
・参加者：田中部長、鈴木課長、佐藤、山田
・議題：第4四半期の営業戦略について

【出力形式】
1. 会議概要
2. 各議題の議論内容（賛成/反対意見を含む）
3. 決定事項（番号付きリスト）
4. アクションアイテム（担当者と期限を明記）
5. 継続検討事項
6. 次回会議の予定

【条件】
・客観的で簡潔な記述
・発言者を明記
・曖昧な表現は避ける

文字起こしからの整理

以下は会議の録音を文字起こししたものです。
これを整理して読みやすい議事録にしてください。

【文字起こしテキスト】
[録音の文字起こし（話し言葉のまま）]

【整理のポイント】
・フィラー（えー、あのー等）を削除
・話し言葉を書き言葉に変換
・重複した内容を統合
・時系列で整理
・発言者ごとの意見をまとめる

【出力形式】
・議題ごとに整理
・各議題の結論を明確に
・アクションアイテムを抽出

アクションアイテム抽出特化

以下の会議内容から、アクションアイテムを抽出してください。

【会議内容】
[会議メモや議論内容]

【出力形式】
各アクションアイテムについて：
・タスク内容
・担当者
・期限
・関連する決定事項
・備考（必要な場合）

【条件】
・曖昧な表現は具体化
・期限が明示されていないものは「確認必要」と記載
・優先度が分かる場合は付記

フォーマット指定

社内の標準フォーマットに合わせた議事録を作成する方法です。

テンプレートの活用

以下のテンプレートに沿って議事録を作成してください。

【テンプレート】
=====================================
議事録

1. 会議名：
2. 日時：
3. 場所：
4. 参加者：
5. 欠席者：
6. 議題：

■ 議事内容
[議題1]
・議論の要点
・決定事項
・保留事項

■ アクションアイテム
| No. | タスク | 担当者 | 期限 | 状況 |
|-----|--------|--------|------|------|

■ 次回会議
・日時：
・議題：

作成者：
作成日：
=====================================

【会議メモ】
[会議のメモ内容]

目的別フォーマット

経営会議用

以下の会議内容を経営会議用の議事録形式でまとめてください。

【会議内容】
[メモ]

【形式の特徴】
・エグゼクティブサマリーを冒頭に（3行以内）
・重要な意思決定を強調
・数値データは必ず含める
・リスクと対策を明記
・次のマイルストーンを明確に

プロジェクト会議用

以下をプロジェクト会議の議事録形式でまとめてください。

【会議内容】
[メモ]

【形式の特徴】
・進捗状況（予定vs実績）
・課題と障害
・スケジュール変更の有無
・リソース状況
・次スプリントの計画

ブレスト会議用

以下のブレインストーミング会議の内容を整理してください。

【会議内容】
[メモ]

【形式の特徴】
・出されたアイデア一覧（カテゴリ分け）
・各アイデアへの反応やコメント
・有望なアイデアのハイライト
・次のステップ（検証方法など）

多言語対応

以下の日本語の会議メモから、英語と日本語の両方で議事録を作成してください。

【会議メモ】
[日本語のメモ]

【条件】
・日本語版を先に作成
・英語版は直訳ではなく、自然なビジネス英語で
・専門用語は両言語で統一
・アクションアイテムは英語版にも担当者名を含める

議事録の品質チェック

以下の議事録をレビューし、改善点を指摘してください。

【議事録】
[作成した議事録]

【チェックポイント】
・情報の漏れはないか
・決定事項が明確か
・アクションアイテムに担当者と期限があるか
・客観的な記述になっているか
・読みやすさ（構成、分量）は適切か

改善点があれば、修正案も提示してください。

まとめ

ChatGPTを活用することで、議事録作成の効率と品質を大幅に向上させることができます。

本記事のポイント

• 会議メモや文字起こしから素早く議事録を生成できる
• 決定事項とアクションアイテムを明確に抽出できる
• 社内の標準フォーマットに合わせた出力が可能
• 複数言語での議事録作成も対応可能

議事録作成の時間を短縮し、会議の成果を確実にアクションにつなげましょう。ただし、機密性の高い会議内容をChatGPTに入力する際は、社内のセキュリティガイドラインに従ってください。