ChatGPTでExcel関数を作成｜データ処理の効率化

Excelの関数は非常に強力ですが、複雑な条件を組み合わせた関数を作成するのは多くの人にとって難しい作業です。ChatGPTを活用することで、やりたいことを日本語で説明するだけで適切な関数を作成できます。本記事では、ChatGPTを使ったExcel関数作成のテクニックを解説します。

Excel関数の課題

Excel関数を使いこなす上での一般的な課題を確認しましょう。

よくある悩み

関数の種類が多すぎる Excelには400以上の関数があり、どの関数を使えばいいか分からないことがあります。

構文を覚えられない 使いたい関数が分かっても、引数の順序や記述方法を忘れてしまいます。

複雑な条件の組み合わせ 複数の関数をネスト（入れ子）にする必要がある場合、記述が複雑になります。

エラーの原因が分からない #VALUE!、#REF!、#N/Aなどのエラーが出ても、原因を特定できません。

ChatGPTを使えば、これらの課題を解決し、効率的に関数を作成できます。

プロンプト例

基本的なExcel関数をChatGPTで作成する方法を紹介します。

基本のプロンプト構造

以下の条件でExcel関数を作成してください。

【目的】
[やりたいこと]

【データの状況】
- データの範囲：[例：A2:A100]
- データの種類：[例：日付、数値、テキスト]

【条件】
[具体的な条件]

【出力】
[期待する結果]

Excel 2019/365で動作する関数でお願いします。

基本的な集計

以下の条件でExcel関数を作成してください。

【目的】
売上データから特定の商品カテゴリの合計を計算したい

【データの状況】
- A列：商品名
- B列：カテゴリ（「電化製品」「家具」「食品」など）
- C列：売上金額
- データ範囲：2行目から100行目

【条件】
カテゴリが「電化製品」の売上金額の合計を求める

【出力】
該当する売上金額の合計値

条件付き検索

以下の条件でExcel関数を作成してください。

【目的】
顧客IDから顧客名を検索したい

【データの状況】
- Sheet1のA列：検索したい顧客ID
- Sheet2のA列：顧客ID（マスタ）
- Sheet2のB列：顧客名（マスタ）

【条件】
Sheet1のA2セルの顧客IDに対応する顧客名をSheet2から取得する
該当がない場合は「該当なし」と表示

【出力】
顧客名、または「該当なし」

日付の計算

以下の条件でExcel関数を作成してください。

【目的】
契約開始日から契約終了日までの営業日数を計算したい

【データの状況】
- A列：契約開始日
- B列：契約終了日
- 祝日リスト：Sheet2のA列

【条件】
- 土日を除外
- Sheet2の祝日リストも除外
- A2とB2の日付で計算

【出力】
営業日数

複雑な関数

複数の条件や関数を組み合わせた複雑なケースに対応する方法です。

複数条件での集計

以下の条件でExcel関数を作成してください。

【目的】
複数の条件に合致するデータの件数と合計を計算したい

【データの状況】
- A列：日付
- B列：担当者名
- C列：商品カテゴリ
- D列：売上金額
- データ範囲：2行目から1000行目

【条件】
1. 日付が2024年1月1日から2024年3月31日の間
2. 担当者名が「田中」
3. 商品カテゴリが「電化製品」または「家具」

【出力】
条件に合致するデータの件数と、売上金額の合計（別々のセルに）

文字列の加工

以下の条件でExcel関数を作成してください。

【目的】
名前のデータから姓と名を分離し、メールアドレスを生成したい

【データの状況】
- A列：氏名（例：「山田 太郎」「佐藤 花子」）
- 姓と名はスペースで区切られている

【出力】
- B列：姓のみ（例：「山田」）
- C列：名のみ（例：「太郎」）
- D列：メールアドレス（例：「taro.yamada@example.com」）
  ※姓名をローマ字に変換する必要はなく、仮に「名.姓@example.com」の形式で

【条件】
スペースが含まれていない場合はそのまま表示

動的な参照

以下の条件でExcel関数を作成してください。

【目的】
月を選択すると、その月のデータだけを集計したい

【データの状況】
- Sheet1のA1に月を入力（1〜12の数値）
- Sheet2に月別の売上データ
  - A列：日付
  - B列：売上金額

【条件】
Sheet1のA1で選択した月に該当するSheet2の売上金額を合計

【出力】
選択した月の売上合計

エラー処理の追加

以下の条件でExcel関数を作成してください。

【目的】
VLOOKUPで検索した結果を表示し、エラーの場合は代替値を表示したい

【現在の状況】
=VLOOKUP(A2,Sheet2!A:C,3,FALSE)
この関数が#N/Aエラーを返すことがある

【希望する動作】
- 正常に値が取得できた場合：その値を表示
- #N/Aエラーの場合：「データなし」と表示
- その他のエラーの場合：「確認要」と表示

VBA生成

より高度な処理が必要な場合は、ChatGPTでVBAマクロを生成できます。

基本のVBA生成

以下の処理を行うExcel VBAマクロを作成してください。

【処理内容】
Sheet1のデータをSheet2にコピーし、重複を削除する

【詳細】
1. Sheet1のA列からD列のデータを取得
2. Sheet2にコピー
3. A列を基準に重複を削除
4. A列で昇順にソート

【条件】
- ヘッダー行（1行目）は保持
- 処理完了後にメッセージボックスで件数を表示
- エラー処理を含める

繰り返し処理

以下の処理を行うExcel VBAマクロを作成してください。

【処理内容】
複数のシートに同じ書式を適用する

【詳細】
1. ブック内の全シート（「設定」シートを除く）に対して処理
2. 各シートの1行目をヘッダーとして書式設定
   - 背景色：青
   - 文字色：白
   - 太字
3. A1からD1にフィルターを設定
4. 列幅を自動調整

【条件】
- 処理対象外のシート名を変数で指定できるように
- 進捗状況をステータスバーに表示

ファイル操作

以下の処理を行うExcel VBAマクロを作成してください。

【処理内容】
指定フォルダ内のすべてのExcelファイルから特定のデータを集約する

【詳細】
1. ダイアログでフォルダを選択
2. フォルダ内のすべての.xlsxファイルを順番に開く
3. 各ファイルの「集計」シートのA2:D100のデータを取得
4. マスターファイルの「統合」シートに追記
5. ファイル名も最終列に記録

【条件】
- 処理中は画面更新を停止して高速化
- エラーが発生したファイルはスキップしてログに記録
- 処理完了後にログを表示

VBA使用時の注意点

セキュリティ設定 VBAマクロを実行するには、Excelのセキュリティ設定でマクロを有効にする必要があります。

テスト環境での確認 生成されたVBAは、必ずテスト用のファイルで動作確認してから本番データに適用してください。

バックアップ VBAを実行する前に、対象ファイルのバックアップを取っておくことを強く推奨します。

まとめ

ChatGPTを活用することで、Excel関数の作成が格段に効率化されます。

本記事のポイント

• やりたいことを日本語で説明すれば、適切な関数を生成できる
• データの状況と条件を具体的に伝えることで精度が上がる
• 複雑な条件も、一つずつ整理して伝えれば対応可能
• VBAマクロも生成でき、高度な自動化が実現できる

生成された関数やVBAは必ず動作確認を行い、期待通りの結果が得られるか検証しましょう。ChatGPTをExcel作業のパートナーとして活用し、データ処理の効率を大幅に向上させてください。